オンライン面接を成功させるには?メリットと注意点を解説

オンライン面接を成功させるには?メリットと注意点を解説

感染症対策として急速に普及し始めたオンライン面接。面接をサポートする会議ツールなども整い、さまざまな理由から有効な面接スタイルとして定着していくことが考えられます。

ここでは、オンライン面接のメリットや注意点について紹介します。

オンライン面接とは?

オンライン面接とは、スマートフォンやパソコンを通じて画面越しに行う面接のことです。非対面で面接ができるため、2020年に新型コロナウイルス感染対策として取り入れる企業が多く見られました。
一次面接のみオンライン面接を行うケース、一次面接から続けてオンライン面接を行い最終面接のみ対面で行うケース、すべての面接をオンラインで行うケースなどさまざまな導入の方法があります。

なお、コロナ禍においてオンライン面接同様に広まったのが電話面談です。電話面談は音声のみのコミュニケーションであり、採用の合否を決める面接ではなく、気楽な会話を通じて双方の情報交換をする場である「面談」である点が、オンライン面接との違いです。

電話面談については、「電話面談の流れを解説 採用活動に取り入れる際のポイント・注意点とは?」で詳しく紹介していますので、ご覧ください。
オンライン面接・電話面談には多くのメリットがあり、コロナ収束後も平時の採用手法として継続する企業も一定数あると予測できます。

オンライン面接のメリット

オンライン面接は、うまく利用すれば自社の課題を解決する採用手法のひとつになり得ます。オンライン面接の導入により得られるメリットを紹介します。

応募者の幅が広がる

従来のように、面接会場へ足を運ぶ必要がないため、時間の調整がしやすく、遠方の求職者や現職で忙しい求職者も応募しやすいなど、応募者の幅が広がります。またコロナ禍のように、何らかの理由で対面による面接が難しいケースでも採用活動を継続できるため、採用の機会損失を回避することができます。

選考の効率化

エントリーシートを読み込んだり質問を考えたり、面接自体の時間や手間が減るわけではありませんが、以下のようにさまざまな工程で時間や手間の削減ができ、選考の効率化につながります。

 ✓ 対面に比べて求職者とのスケジュール調整がしやすい

 ✓ 求職者同様面接官も面接会場への移動時間を削減できる

 ✓ 大規模な面接会場を確保する必要がなく、それに伴う会場設営の手間が減る

 ✓ 録画可能な面接ツールが多く、集合せずとも面接に参加していない選考者と共有することが可能

選考のコスト削減

面接時に資料を使用する場合は、オンラインで共有することができます。また、求職者情報もオンラインで管理することが多くなるでしょう。そのため、紙ベースの資料や書類が減る分印刷コストが削減できます。

また、面接会場を社外で用意していた場合は会場費がそのまま削減できますし、社内で行っていた場合も会場準備にかける際や、来社した求職者に自社社員が対応する際の人件費が削減できます。

オンライン面接を行う際の注意点

紹介したオンライン面接のメリットを生かすには、次のような注意点を知っておくことが大切です。

周囲の環境

面接の場所によっては周囲の話し声や雑音が入る可能性があり、注意が必要です。

また、インターネット回線を使用するため、どちらかのネット環境が悪いと、途中映像が乱れる、音声がつながらなくなるなどのトラブルが起こる可能性があります。

対策

  • 会場の準備
    周囲に音がない静かな場所、周囲へ音が漏れにくい場所が理想的です。機密情報漏えいを避けるため、何も置かれていない会議室のような場所を押さえるのがいいでしょう。
    周囲に人がいる環境でオンライン面接を行わざるを得ない場合は、オンライン面接を行う旨をアナウンスして協力を仰ぎます。
  • ネット環境を整える
    社内、もしくは会場内でもネット接続の安定している場所を確認し、事前テストも行います。事前テストに関しては、求職者にも実施をお願いしておくとトラブルを減らせるでしょう。
    接続トラブルが発生したときのために、あらかじめチャットや電話、ネット回線の異なるスマートフォンなど、ほかの連絡手段を確保しておきましょう。

    すぐに接続トラブルが解決しない場合にも、面接の中断を最小限に食い止めることができます。トラブル時の対応は求職者と共有しておくと、いざと言うとき速やかに代替手段へ移行できます。

情報の漏えいリスク

オンライン面接では、社内ネットワークや社用端末などを介するため、さまざまなセキュリティリスクが伴います。

対策

まずは、利用するツールの安全性をしっかりと確認することが大切です。
また、以下のようなルールを作り、資料や動画などのデータを無造作に扱われないよう社員教育も徹底しましょう。

・求職者の資料について、ポジションごとに閲覧できる範囲を明確にしたうえで閲覧制限をかける。また、保管期間、消去の方法などの取り決めをする

・面接中は、面接官以外の社員の会場への入室を禁止する、面接中の周囲での会話を禁止する

・面接を行う場所には、余分な資料を持ち込むことを禁止する

アセスメントツールの活用

アセスメントツールの活用

01. アセスメントとは
02. アセスメントがHR領域に有効な理由
03. アセスメントがサポートできる人材の課題
04. 人材アセスメントの種類
05. 選抜・採用でアセスメントを導入する
06. 社員教育(能力開発)でアセスメントを導入する
07. アセスメントを実施する際の注意点

オンライン面接を成功させるためのコミュニケーションのコツ

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オンライン面接には、特有のコミュニケーションの取りづらさがあります。

小さな画面を介するため、対面と異なり、求職者の全体像を見ることができません。求職者の入退出時の所作や、面接中の緊張感、ちょっとした表情の変化や仕草などが見えづらく、求職者の雰囲気がつかみにくい傾向があります。また、求職者側も同様に面接官や社内全体の雰囲気が感じ取りにくくなります。

オンライン面接において、できる限りコミュニケーションをスムーズに取るためのコツを紹介します。

オンライン面接の開始時

  • 開始の少し前には接続して求職者を迎え入れる体制を整えておきましょう。

  • 音声や画像が乱れていると適切な面接が行なえません。求職者とつながったら、まずは接続に問題がないか確認をしましょう。

  • 対面では、面接官が受付まで迎えに行って、会場に入るまでの間に双方簡単なコミュニケーションを取るといったことができるでしょう。
    一方、オンラインではいきなり顔を合わせることになります。最初にアイスブレイクを入れて、お互いの緊張を解くようにするといいでしょう。

オンライン面接中に心がけたいこと

  • 通常、パソコンのカメラは画面の上に位置しているため、画面上の求職者の目を見ると、求職者からは面接官が下を向いているように見えてしまいます。
    外付けカメラの場合は付ける位置を工夫したり、内蔵カメラの場合はパソコンスタンドを利用したりするなど、カメラの高さが目線と同じ位置に来るよう調節し、目線はまっすぐにカメラへ向けると、求職者との視線がずれにくくなります。

  • 求職者が聞き取りやすいよう、対面より意識してゆっくり話すことを心がけましょう。オンラインでは音声がずれることがあります。ゆっくり話すことは、お互いの話がかぶってしまうのを避けることにもつながります。

  • オンラインでは、軽いうなずきや小さな相づちでは、求職者から見えなかったり聞こえなかったりする場合があります。そのため、いつもより少しオーバーアクションくらいがいいでしょう。

  • 微妙な表情が読み取りづらいため、求職者に音声が届いていない、話の内容が伝わっていないといったことに気付きにくい場合があります。
    求職者を置いてきぼりにして話を続けてしまうといったことがないよう、「音声は大丈夫ですか?」「ここまでで疑問点はないですか?」など、こまめに確認するようにしましょう。

オンライン面接で良い人材を見極める方法は、対面の面接と同じで、適切な質問を投げかけることです。
良い人材を見極めるための質問例は、「初めての面接官向け質問集つきマニュアル 避けるべきNG行動も解説」や「採用面接の質問で人材を見極める!面接官の役割と質問例を紹介」をご参照ください。

新たな採用フローとして定着しつつあるオンライン面接

オンライン面接は、母集団の拡大に役立つ、採用業務の効率化やコスト削減につながるなど、多くの利点がある面接の方法です。オンライン特有の注意点はありますが、そこさえクリアすれば、導入するのはそれほど難しいことではありません。ビジネスのあらゆるシーンでオンライン化が進むなか、採用業務にも取り入れてはいかがでしょうか。

     

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