成功のカギとなる採用計画。押さえておくべきポイントとは?

成功のカギとなる採用計画。押さえておくべきポイントとは?

成功のカギとなる採用計画。押さえておくべきポイントとは?

企業のニーズに合った人材を採用できるかどうかで、会社の成長は大きく左右されます。経営環境や個人の働き方に対する考え方が大きく変化する現代において、必要な人材を必要な時期に必要なだけ獲得するためにはどのようにすればよいのでしょうか。まずは採用活動のベースとなる「採用計画」を立案することです。ここでは、採用計画の立て方とポイントについて解説します。

 

採用計画の必要性について

まずは、採用計画の基礎知識と必要性について解説します。

採用計画とは

採用計画とは、経営方針や事業計画に基づき、新しい人材の採用や既存社員の異動・配置の計画を立てることを意味しています。
粗雑な採用計画では、求める人材を確保できない、ミスマッチによる早期離職などの問題につながりやすいため、綿密な採用計画が必要です。

綿密な計画を立案するには、募集の背景(理由)や採用時期、求める人物像、配属部署、必要な人数などを明確に把握しておくことが重要です。

採用を取り巻く環境と採用計画について

少子高齢化による労働人口の減少もさることながら、働き方の多様化や社会の情勢、市場ニーズに合わせた企業自体の変化など、採用担当者はさまざまな観点から採用活動を見る必要があります。採用市況が厳しく、また変化しやすい時代だからこそ採用計画を立てておくことは、とても重要です。

計画の進捗を適宜確認しながら採用活動を実施することで、計画との乖離(問題点)が発見しやすくなり、早期改善も可能です。

 

採用計画の立て方

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続いては、採用計画立案のための手順を説明します。

経営方針や事業計画を把握する

採用計画は、人材の採用や配置を適切に行うことによって事業の成功を後押しする計画のため、根本である経営方針や事業計画について正しく把握することが重要です。

採用目標を明確にする

そして、その事業計画と照らし合わせながら、なぜ採用するのか(欠員補充、新規プロジェクト、若手の育成など)といった採用の背景をもとに、採用目標を明確にします。以下は、採用目標として挙げられる主な項目です。

1. 募集職種と人数

募集する職種と人数について検討します。人数の算定方法には「マクロ的算定方法(トップダウン方式)」と「ミクロ的算定方法(ボトムアップ方式)」の二種類があります。

  •  マクロ的算定方法(トップダウン方式)
    「売上高」「付加価値」「損益分岐点」「労働分配率」「人件費率」などから適正人件費を算出し、必要な人数を求める
  •  ミクロ的算定方法(ボトムアップ方式)
     部署ごとに必要となる人員を現場から報告させ、必要な人数を算出する

2. 採用後の仕事内容

教育体制は整っているか、研修期間を設ける場合、現場で指導する人員は確保されているか、などを検討します。

3. 求めるスキル・能力・経験について

求めるスキルや能力、経験の優先順位を現場責任者と相談して決めておきます。それらが不足している場合は研修などにより習得してもらうことになりますが、習得には個人差があるものです。足りないスキルや能力をどのように教育し、経験を重ねてもらうのか、その期間と方法について十分に検討しておく必要があります。

4. コンピテンシーモデルの設定の仕方について

コンピテンシーとは、「優れた業績を残す人の行動特性」を指します。社内で高いパフォーマンスを発揮している社員のコンピテンシーを参考にコンピテンシーモデルの設定を行います。コンピテンシー診断が可能な適性検査などを活用してもよいでしょう。現場責任者とコンピテンシーモデルを確認し、認識をすり合わせておくことが大切です。

評価項目と選考方法の検討

続いては、評価項目について検討します。まずは、コミュニケーションスキル、主体性、協調性などの評価項目を洗い出し、その項目に対して能力・適正・意欲などの要素と重要度で振り分けを行います。それぞれの評価項目に漏れがないように注意しましょう。

評価項目の洗い出しが完了したら、具体的な選考方法について検討していきます。選考方法は「非対面選考」と「対面選考」に分けられます。
例えば、非対面選考には「エントリーシート」「学力テスト」「性格検査」「論文審査」などがあり、対面選考には「個人面接」「集団面接」「プレゼンテーション」「グループディスカッション」「ディベート」などがあります。選定した評価項目を見極めるために必要な選考方法を決定しましょう。

選考方法が決定した後は、選考方法の順番を組み立てます。採用担当者のリソースを考慮しながら優先事項を明確にして選考方法の順番を組み立てましょう。

採用スケジュールの作成

採用スケジュールは綿密に立てておきたいところですが、あまり細かく決めてしまうと、今度はスケジュールに縛られてしまいます。状況に応じて柔軟に対応できるように、(例えば面接期間などに)幅をもたせたスケジュールを確保しておくとよいでしょう。

スケジュールを立てた後は、シミュレーションを行い、作成した採用スケジュールが現実的かを判断することが重要です。

採用方法の選定

求人サイトや人材紹介といった数ある採用方法を「コスト」「人材のスペック」「人材の母数」の3軸を用いて比較し、自社の採用ニーズと合う方法を選びましょう。

各採用方法のメリットとデメリットについては「採用における母集団形成の意味とは?実施するメリットとポイントを解説」をご覧ください。

内定者へのフォロー内容の検討

内定辞退を防ぐため、内定後に必要なフォローを検討しましょう。
例えば、定期的に連絡を取って企業の理念や入社後の期待している姿を伝えるのも有効です。事前に勉強して欲しいこと、覚えて欲しいことは山のようにあると思いますが、教育は入社後に行うことが基本のため、内定者の義務として押し付けないように注意しましょう。

 

採用活動成功に向けて採用計画を立案・実行する際のポイント

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先述したように、採用を取り巻く環境は常に変化しています。その変化に柔軟に対応し、採用成果を残すためには、ただ計画を立てるのではなく、次のようなポイントを押さえておくことが重要です。

採用市場の動向をリサーチする

自社が人材を募集するときに、競合他社も同じように人材を募集しているかもしれません。また、応募者は、企業のどこを見て応募や入社の判断を行っているのでしょうか。

「競合他社の採用動向」や「求める人材の動向」については、専門の人材紹介会社にレクチャーを受けるのも有用な策です。特に競合他社の採用動向などは、企業の一部門ではなかなか把握しにくいものです。採用を成功させるためにも、専門会社を積極的に活用していく必要があります。

過去の採用実績を振り返り、次に活かす

できることなら内定を出した方全員に入社してほしいものですが、実際にはそう上手くいかないケースも多々あります。このとき、「どうせ何人かは辞退するのだから……」と多めに内定を出すのではなく、過去の内定辞退について可能な限り分析しておく必要があります。
これまでに、何人に内定を出して、何人が辞退したのか、辞退の理由はどのようなものであったかなどを振り返り、次回の採用活動に備えておくことも重要です。

計画通りに進んでいるかを確認する

採用活動を進めていく中で、「時間が足りなくて振り返りを省略する」「採用を取り巻く環境の変化によって、採用活動の見直しが必要になる」など立案した計画通りに進まないケースが生じる場合もあります。

採用計画を最後まで遂行するためには、「途中での見直し」についても十分に視野に入れておく必要があります。
そのためにも、それぞれの行程で「振り返る時間」を採用計画立案時から設けておくと、不要な混乱を回避できます。立案時に設定した目標採用人数に達していないなど計画通りに進んでいない場合は、振り返りによって早期改善につながります。

 

まとめ:計画は具体的に。柔軟な改善のためのバッファも重要

企業の成長フェーズや経営方針、事業計画によって求める人材は変わります。企業のニーズに即した人材を採用するには、社内環境や外部環境を考慮しながら、採用計画を具体的に立てておく必要があります。
ただし、採用を取り巻く環境は変化が多いため、計画実行後も計画に沿って実行できているかを定期的に振り返り、事業計画の進捗や変更などを鑑みながら改善を続けていくことが大切です。

参考:令和元年版 労働経済の分析|厚生労働省

   

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