知っておきたい、派遣会社に人材派遣を依頼する際のポイント

知っておきたい、派遣会社に人材派遣を依頼する際のポイント

人材派遣の依頼時に、「望んでいるスキルとは違った」「なかなか紹介がない」「派遣社員がすぐに辞めてしまった」などの経験はないでしょうか。自社社員ではないからと、ざっくりとした情報で依頼してしまうと、派遣会社はターゲットを精査して絞り込むことができず、期待どおりの結果には繋がらないことがあります。そこで、依頼の段階で失敗しないよう、派遣会社に伝えるべき項目や、なかなか希望通りの人材の紹介を受けることができないときの対処法についてご紹介します。

派遣社員とは

派遣社員とは、派遣会社と雇用契約を結んだあとに客先企業へ派遣されて働く社員のことを指します。企業は人材派遣サービスを利用し、派遣社員を受け入れることでコストや工数の削減、業務効率化などのさまざまなメリットが得られます。

人材派遣サービスを利用するメリットやデメリットについては、人材派遣を導入する企業側のメリット・デメリットと受け入れる際の注意点で解説しています。

派遣会社に依頼する際に伝えるべき項目

派遣会社に依頼する際、条件を明確に伝えなければ、適切な人材の紹介を受けることができません。そのため、派遣会社に何を伝えるべきか事前に整理しておく必要があります。

募集背景

募集背景を伝えることで、これから契約する派遣社員の契約期間の目安や延長有無を共有できます。例えば、企業の今後の展望を考慮した増員であれば、契約期間はある程度長い期間となります。一方で、現在就業中の社員の産休による補充であれば、契約期間は1年程度と予想されます。派遣会社は伝えられた募集背景に適した派遣社員を派遣するので、これらは欠かすことができない情報です。

就業条件

派遣社員として働く人のなかには、自身のライフスタイルを重視する人もいます。そのため、勤務時間や残業時間、休日出勤の有無などの就業条件はしっかり伝え、ミスマッチを起こさないようにしなくてはいけません。自社カレンダーがあれば、担当者に渡しておくのもよいでしょう。

担当する業務内容の詳細/資格やスキルの有無

ひと言で「事務」や「営業」、「設計」といっても、どのような役割を担当するかで実際の業務内容は変わります。業務上必ず必要となるスキルと、備えていれば助かるスキルを整理しておきましょう。

例えば、Office系ソフトの使用範囲で考えてみましょう。Excelでマクロやピボットテーブルをどの程度使うか、AccessやPower Pointは使用するのかなどは企業によって異なります。設計職であれば、図面作成ソフトは何を使うかについても重要な情報です。

業務の都合上、譲ることができないスキルは当然決めておく必要がありますが、必要とするスキルに優先順位をつけておき、妥協できる点も決めておきましょう。

派遣社員にはさまざまなスキルを持つ人材がいます。しかし、スキルの内容や派遣社員の派遣状況によっては、100%条件を満たす人材を見つけることができない可能性があります。そのため、妥協点を決めておけば紹介のスピードが上がり、理想とかけ離れた人を紹介されることを防ぐことも可能です。

また、派遣社員の習得しているスキルレベルも経験によりさまざまですので、要求されるレベルまで伝え、ミスマッチを避けるようにしましょう。

職場環境/人数構成/福利厚生

職場環境を気にする人もいるので、制服の有無や服装の条件、利用可能なオフィス内施設の情報のような福利厚生なども伝えましょう。一緒に働くことになる勤務中の社員の年齢層や男女比、部署人数や雰囲気などを伝えておくことも効果的です。仕事で関係する人がどのような人柄かも伝えておけば、その人柄を考慮した、一緒に働きやすい人材を紹介してもらえる可能性もあります。

 3_11038009713.jpg

派遣社員が就業開始するまでの流れ

派遣社員が就業開始するまでの流れは正社員と異なり、次のような流れになります。

まず、就業条件を決め、そのうえで派遣会社を選定し、依頼します。

次の段階として、派遣会社の担当者から、どのような人材を必要としているか、どのような業務を任せるかなどのヒアリングが実施されます。

派遣会社によるマッチングが始まり、派遣会社の担当者が選定した人材が紹介されます。この際希望すれば、派遣社員の職務経歴や取得資格が記載されたスキルシートを受領することができます。また、派遣社員が希望する場合には、派遣会社担当者同席のうえ、職場見学を実施することがあります。ただし、注意しなければいけないポイントとして、派遣先企業が派遣社員を選考する「特定行為」は法律で禁止されていることが挙げられます。

自社で働くことが決まれば、派遣会社から「派遣先への通知書」が発行されます。その後、正社員を採用するときと同じように、社内ネットワークや入退室の管理システムなどの手続き、業務マニュアルや備品の準備を進め、就業開始となります。

派遣社員を受け入れるために押さえておきたいポイントについては「派遣社員を受け入れるときに知っておきたいポイント」で解説しています。

staffing-request1gr.jpg

派遣会社から派遣社員の紹介がない場合は?

人材派遣を依頼しても、派遣社員の紹介を受けることができない場合があります。その場合にはどうすればいいでしょうか?

就業条件の見直し

派遣社員のなかには育児や介護などの理由からフルタイムで就業することはできないが、就業意欲のある優秀な人材も派遣会社に登録しています。業務量などを見直し、週数日や時短勤務などでも就業できるようにすると、紹介の可能性が広がります。

また、自社社員に在宅勤務を認めているのであれば、派遣社員も同様に扱うことを検討しましょう。

在宅派遣の導入については「注目を集める「在宅派遣」、そのメリットと対策は?」をご覧ください。

業務内容や必要スキルの見直し

特殊な専門資格やスキル、業務経験を必須条件とした場合、派遣会社からの紹介は少なくなってしまいます。そのため、自社内で教育することができるのであれば、特定のスキルや業務に対して「習得意欲のある方」を必須条件にするなど、業務内容を見直して必要条件を緩和する方法も有効です。

派遣料金の見直し

派遣会社に提示している契約金額が希望するスキルや就業条件に対して低ければ、派遣会社は条件に見合った派遣社員を選定することができません。希望する条件に対して、派遣料金が適切なのか派遣会社に確認しましょう。

業務委託やフリーランスの検討

業務委託やフリーランスを検討する手もあります。業務委託を行う企業は多くあり、近年の働き方改革の影響でフリーランスの人も増えています。条件にマッチする人材が見つかる可能性があります。

まとめ:企業と派遣会社双方の認識合わせが大切

ミスマッチな人材が紹介されるなどの無用なやり取りで時間を費やしてしまうと、特定スキルを持つ人材の迅速な確保という派遣サービスの利点を十分に活用することができなくなります。要望に合致した派遣社員の紹介を速やかに受けるためには、派遣会社と良好なリレーションを取り、伝えるべきポイントを明確にして、企業と派遣会社双方の認識をしっかりと合わせておくことが重要です。

また、派遣社員の紹介がない場合には職種やエリアによって見直すポイントの詳細は変わるので、派遣会社に相談するとよいでしょう。

こちらの資料もおすすめです

はじめての派遣スタッフ受け入れガイド【初級編】

はじめての派遣スタッフ受け入れガイド【初級編】 
派遣の仕組みや派遣スタッフの受け入れ方、労働者派遣法をはじめとした労働法の注意点をわかりやすく解説しています。

はじめての派遣スタッフ受け入れガイド【初級編】

はじめての派遣スタッフ受け入れガイド【テレワーク編】 
派遣社員のテレワーク導入にあたってのリスクと対策について解説します

本コラムで取り上げている企業課題に関するご相談や、弊社サービスに関するご質問などがございましたら、お気軽にお問い合わせください。
▶ WEBフォームでお問い合わせ

マンパワーグループの人材派遣サービス
https://www.manpowergroup.jp/client/serve/temporary/

■若年層の無期雇用派遣 M-Shine(エムシャイン)
https://www.manpowergroup.jp/client/serve/mshine/

■マンパワーグループの開催セミナー 一覧
https://www.manpowergroup.jp/client/seminar/

関連記事